Firmas de correo electrónico

El correo electrónico es la forma de comunicación comercial más común en la actualidad. Es crucial comunicar información de contacto de manera clara y uniforme en toda nuestra organización. Por lo tanto, hemos creado formatos estándar para firmas de correo electrónico que todos los empleados deberían seguir que se ajustan a nuestras directrices de marca y a una imagen externa constante para nuestras marcas corporativas y de producto.

Existen dos formatos básicos: completo y abreviado. Cualquiera de los formatos puede usarse con el logotipo y la coletilla de Xylem o un solo agrupamiento de productos. El texto de la firma de correo electrónico debe aparecer en gris Xylem en fuente de 10 o 12 puntos.

Se han formateado logotipos de tamaño especial específicamente para su uso en firmas de correo electrónico y están disponibles para descargar en este sitio. Para asegurar la uniformidad, se recomienda que usen uno de estos logotipos al crear su firma. Les pedimos que no alteren el tamaño o color del logotipo descargado.

Firmas con múltiples marcas

Las firmas de correo electrónico no deben tener más de una imagen de logotipo. Si están representadas múltiples marcas de producto, use el logo de Xylem con eslogan y haga una lista de marcas de producto en texto debajo del logotipo. Las marcas están en Gris Xylem y están separadas por líneas verticales. Hay dos espacios antes y después de cada línea vertical, como se muestra en los ejemplos que aparecen debajo.

Se han formateado logotipos de tamaño especial específicamente para su uso en firmas de correo electrónico y están disponibles para descargar en este sitio. Para asegurar la uniformidad, se recomienda que use uno de estos logotipos al crear su firma. No altere el tamaño o color del logotipo descargado. Las instrucciones detalladas paso a paso de cómo configurar su firma personalizada de correo electrónico en Microsoft Outlook vienen a continuación de las muestras que aparecen debajo. Si usted no usa Outlook como aplicación de correo electrónico o necesita ayuda para configurar una firma, comuníquese con su departamento de IT local para que le configuren una firma que replique uno de los formatos que aparecen debajo.

Cómo agregar un cartel promocional a una firma

Si bien se prefiere una firma sin adornos, en algunos casos, es posible que deseen agregar a su firma un cartel que promocione un anuncio de producto o un evento comercial. Les pedimos que cumplan con las siguientes directrices y consulten las muestras suministradas al agregar carteles promocionales.

  • Usar con moderación los carteles promocionales.
  • No agregar múltiples carteles a una firma.
  • El cartel debe aparecer después de su firma. No colocarlo antes o dentro de su firma.
  • El diseño del cartel debe alinearse estrechamente con nuestra publicidad actual (se pueden encontrar muestras en http://communications.xylembranding.com/advertising-co-branding/online-advertising) o con la apariencia establecida del anuncio del producto o la exposición que se promocionan.
  • Guardar los carteles en 96dpi. Mantener la superficie total por debajo de 100.000 pixeles al cuadrado y no superar los 600 pixeles de ancho. Algunos tamaños recomendados son: 600 x 150, 450 x 150, 250 x 350 y 250 x 250.
  • Guardar la imagen en formato JPG o GIF y no usar animación.
  • Mantener el tamaño de la imagen por debajo de 45kB para asegurar una carga rápida y conservar espacio en el servidor interno.

Cómo crear su firma de correo electrónico con marca en Microsoft Outlook

  1. En la ventana principal de Outlook, en el menú Herramientas, hacer clic en Opciones y después en la pestaña de Formato de correo.
  2. Bajo Formato de mensaje, en el menú desplegable Escribir en este formato de mensaje, asegurarse de que esté seleccionado HTML.
  3. Bajo Firmas, hacer clic en el botón Firmas… .
  4. En la ventana de diálogo de Firmas y artículos de escritorio, en la pestaña Firma de correo electrónico , bajo Seleccionar firma a editar, hacer clic en el botón Nueva .
  5. En la ventana de diálogo Nueva firma, escriba el nombre de la nueva firma (es decir, Xylem, abreviado, o Xylem, completo), luego hacer clic en  Aceptar.
  6. Al volver a la ventana de diálogo de Firmas y artículos de escritorio, bajo Elegir firma predeterminada, seleccionar el nombre de la firma que acaban de crear dentro de los Nuevos mensajes y los menús desplegables de Respuestas/Reenvíos.
  7. En el recuadro de Editar firma:
    1. En el menú desplegable de fuente, elegir  Arial.
    2. En el menú desplegable de tamaño de fuente, elegir 10 o 12.
    3. En el menú desplegable de color de fuente [Automático], elegir Más colores.
    4. En la ventana de diálogo Colores , en la pestaña Personalizar , asegurarse de que el menú desplebable de Modelo de color esté fijado en RGB y establecer el valor para Rojo a 83, Verde a 86 y Azul a 90.
    5. Hacer clic en Aceptar.
  8. Al volver a la ventana de diálogo de Firmas y artículos de escritorio, en el recuadro de Editar firma,  hacer clic en el campo de entrada de texto principal, según el tipo de firma que eligieron usar (Abreviado o Completo), ingresar su información personal con el formato dado en los ejemplos. Nota: En el formato de número telefónico: “O:” significa “oficina”, “M:” significa “móvil” y debe haber 6 espacios entre los números de teléfono en la firma Completa.
  9. Para insertar el logotipo, colocar el cursor al principio de la línea que está justo debajo de su dirección de correo electrónico. Hacer clic en el icono de Insertar imagen. Navegar hasta el logotipo que descargaron y hacer clic para seleccionar la imagen. Hacer clic en Insertar. Escala la imagen al 50%.
  10. En la ventana de diálogo de Firmas y artículos de escritorio, hacer clic en Aceptar.
  11. En la ventana de diálogo de Opciones, hacer clic en Aceptar.

Pasos pueden ser ligeramente diferente dependiendo de la versión de Outlook instalado en su ordenador.

Rev: 10-16-2017